Facturatie procedure

Sylvester Events BV, Sylvester TV BV & Sylvester Productions NV

1. Verwerking van aankoopfacturen

Als onderdeel van onze voortdurende inspanningen om onze operationele efficiëntie te verbeteren en om een vlotte samenwerking te garanderen, introduceren wij een nieuw, deels geautomatiseerd systeem voor de verwerking van aankoopfacturen. Dit nieuwe systeem zal ons helpen om de verwerkingstijd te verkorten en de nauwkeurigheid van onze betalingen te verhogen. Voor u als onze gewaardeerde leverancier betekent dit een verandering in hoe u uw facturen aan ons dient te presenteren.

1.1 Koppeling aan Purchase Order (PO)

Eerder volstond het de door ons doorgegeven projectcode te vermelden op uw factuur. Voortaan zal deze projectcode vervangen worden door een specifiek PO-nummer. Indien uw factuur geen PO-nummer bevat, zal deze automatisch geweigerd worden. Deze PO ontvangt u van de Sylvester Project Manager (PM) en is gebaseerd op een vooraf goedgekeurde afrekening of proforma factuur van uw kant.

1.2 Beperking op overschrijding van PO-bedrag

Indien het totaalbedrag van de door u ingediende factuur hoger is dan het bedrag vermeld op de PO, zal de factuur helaas geweigerd worden. Wij verzoeken u daarom om vóór het indienen van uw factuur af te stemmen met de Sylvester PM om ervoor te zorgen dat de PO overeenkomt met het bedrag op uw factuur.

1.3 Verplichte e-mailadres voor indienen facturen

Alle facturen dienen gestuurd te worden naar het e-mailadres: invoice@sylvester.be

2. Ideale flow voor een vlotte samenwerking

1. Sylvester vraagt een offerte aan.
2. De offerte wordt door Sylvester goedgekeurd.
3. Het project wordt uitgevoerd.
4. U, als leverancier, stuurt zo spoedig mogelijk na oplevering een afrekening/proforma factuur naar de PM van Sylvester.
5. De PM van Sylvester keurt deze goed en voorziet u van het juiste PO-nummer.
6. U maakt de factuur op, met duidelijke vermelding van het PO-nummer en de projectcode.
7. U stuurt de factuur door naar invoice@sylvester.be

Wij begrijpen dat deze nieuwe procedure een aanpassing vereist en zijn hier om u te ondersteunen tijdens deze overgangsperiode. Mocht u vragen hebben of verdere verduidelijking nodig hebben, aarzel dan niet om contact op te nemen met uw Sylvester Project Manager of met onze financiële afdeling.