Account assistant
We zoeken versterking! Vind je plezier en voldoening in het ondersteunen van een team als back-officer? En in het nauwkeurig bijhouden en opvolgen van projecten en hun deadlines?
Vind je gemakkelijk je weg in beheersoftware, idealiter Teamleader Orbit? Ben je graag de spil en toeverlaat van een tof dynamisch team? Het aanspreekpunt, zowel intern als extern, van het account team? Vier je graag overwinningen en wil je ook eens de bel laten rinkelen bij ons? Wel, hier staat een stoel met je naam op!
functie
Je bent essentieel om Sylvester mee verder te laten schitteren in onze 3 expertisedomeinen: tv, video & (hybride) events. Je ondersteunt specifiek het Account & Marketing Team van het Event- & Videodepartement. Als assistant bewaak je mee het organisatorische reilen en zeilen. Je bent mee verantwoordelijk dat alle werkprocessen volgens planning en de juiste flow worden uitgevoerd. Je rapporteert aan de Head of Marketing & Sales.
wij zoeken iemand die
- Je bent administratief vaardig en werkt graag klantgericht;
- Je hebt minimum een bachelordiploma en minstens drie jaar ervaring in een soortgelijke functie;
- Je bent vingervlug met pc en handig met Microsoft Office (en zeker met MS Excel);
- Je bent een heldere en vlotte communicator en je voelt je als een vis in het water bij veel en verschillende contacten;
- Je werkt nauwkeurig en bent een echte teamplayer;
- Je kan structuur aanbrengen waar anderen chaos zien.
- Je Nederlands is uitstekend. Français? English? Dikke plus!
- Je bent een Teamleader Orbit wizard? Of de wil om een Teamleader Orbit wizard te worden? Da’s ook een win in ons boekje.
Aanbod
What’s in it for you?
- Sylvester biedt je een boeiende en uitdagende job, met veel afwisseling en een divers takenpakket;
- Je krijgt een marktconforme verloning, aangevuld met extralegale voordelen;
- Je komt terecht in een stabiele werkomgeving, bij een toffe bende waar je je snel goed en op je gemak bij voelt.
Concreet zal je:
- Algemeen het accountteam en Head of Sales & Marketing ondersteunen
- Documenten opstellen voor accountmanagers
- Referenties & CV’s aanvullen, zowel voor dossiers als op de website
- Opzoeken van nieuwe bestekken en aanbestedingen, via verschillende platformen en deze samenvatten
- Indienen tendervoorstellen en alle administratieve formaliteiten voldoen
- Nieuwe aanvragen opvolgen in eerste lijn (telefonisch en via mail); maken van samenvattingen en inputten in de CRM
- Algemene back-office taken, zoals het aanmaken van templates (Word & Powerpoint), het Teamleader-beheersysteem updaten, etc.
- Facturatiegegevens in orde brengen; budgetten controleren samen met de accountmanagers, conform de eventuele raamovereenkomst of pitchrules
- Rapportages opstellen binnen de raamovereenkomst
- Organisatie van (sales)meetings, verslagen opstellen
- De planning voor account- en producersteam mee opvolgen
- Wekelijkse planningsmeeting bijwonen
- Verslagen opstellen
- Betrokkenen informeren over het productieteam
- Op de hoogte blijven van de producten en diensten die het bedrijf aanbiedt
- Op de hoogte blijven van de administratieve bepalingen binnen raamovereenkomsten waaraan we moeten voldoen
- Mailcampagnes productioneel uitvoeren, zowel intern als extern voor onze klanten
- Basics ‘GDPR’ en ‘duurzaamheid’ begrijpen en over de juiste protocollen waken voor het team
Interesse?
Laat ons iets weten via jobs@sylvester.be. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!