"'Event 'Think Hybrid' was eye-opener voor veel bedrijven"

"We gaan toch genodigden niet digitaal de mogelijkheid geven om ons fysiek event te volgen, dan komt er op den duur niemand meer…”. Deze uitspraak viel tijdens een sessie met event-organisatoren en locatie-owners, en nee, ze kwam niet van een event manager die zijn dagen naar het pensioen aftelde, maar van een jonge kwieke venue-exploitant.

Sylvester

Ik wilde niet meteen reageren, omdat ik benieuwd was naar de reacties van de anderen. Zou hij bijval krijgen? Of repliek? Het deed me dan ook veel plezier te merken dat zijn collega-eventmanagers, die nochtans ook nog veel vragen hadden bij de aanpak van hybride events, hem nogal nuchter op het kortzichtige van zijn opmerking wezen. “De vraag naar online deelname komt er sowieso nu eventdeelnemers het gewoon geworden zijn”, zei de ene.

“Het je al gedacht aan het extra bereik dat je zal hebben met deelnemers die sowieso niet naar fysieke events gaan?”, zei een ander. Nog een kwieke dame met een licht Hollands accent herinnerde hem aan de extra online belevingsmogelijkheden die je aan de klant kan aanbieden.

Sylvester
Back to normal

Ik had eerlijk gezegd wat te doen met de jongeman die de originele opmerking had gemaakt, hij had absoluut niet verwacht deze repliek te krijgen. Ik heb hem nadien aangesproken. Bleek dat hij vooral écht niet wist hoe een hybride event aan te pakken, en wie daarvoor in te schakelen, en dat hij tussen de bomen het bos niet meer zag. En hij had al maanden zo uitgekeken naar fysieke live events, de “back to normal”, dat hij de gedachte aan hybride events zoveel mogelijk van zich probeerde af te schudden.

Toegegeven, hybride events, het is een containerbegrip, en het is enorm belangrijk om het hybride concept tot in de puntjes toe te passen, van save-the-date tot laatste replay van de digitale content. Zoniet wordt het een warboel met onvervulde verwachtingen en ontevreden deelnemers als resultaat.

Daarom is het cruciaal om te beginnen met het goed in kaart brengen van je doelstellingen, doelgroep, content en look & feel. Daarna pas de keuze voor de vorm van event: volledige fysiek, volledige digitaal, of een vorm van hybride.

Sylvester

Na veel research, testing en interviews met de marktspelers, kwamen wij met Sylvester uit op drie hybride concepten: Physical First (basis is fysiek maar met een waaier aan digitale extensies), Digital First (basis is online maar met een beperkt relevant fysiek publiek, en ten slotte Best of Both (twee tracks evenwaardig maar niet gelijk).

Op zich klinkt het simpel, maar het succes van deze concepten zit hem in de op maat uitwerking van save the date tot laatste dankmail.

Think Hybrid

Twee weken geleden hebben we samen met PFL en Easyfairs een eigen volledig hybride expertise-event georganiseerd, over hybride events. Uit de vele reacties achteraf merkten we dat dit voor veel deelnemers een eye-opener én bijscholing was. En ook hier weer: bijna evenveel deelnemers die achteraf kwamen kijken of herbekijken, als de tweehonderd die het live meevolgden. En met indrukwekkende view rates: 88% voor de live aanwezigen, en nog altijd 65% voor wie achteraf pas deelnam. Om kort te gaan: dit zouden we nooit met een fysiek event hebben behaald.

Om geen misverstand te hebben: Fysieke ‘live’ events zijn niet passé, hoegenaamd niet. Voor fun en entertainment is het de eerste keuze. Maar voor alles wat informatieoverdracht en kennisdeling als doel heeft (ook als onderdeel van een fysiek event) leent een online of hybride vorm zich het beste.

Sylvester

Bovendien is fysiek of online of hybride geen keuze van de organisator of van het bureau alleen: met betrekking tot een digitaal of hybride aanbod is de kurk uit de fles. Net als bij telewerk en videomeetings, heeft iedereen de voordelen van deelname aan online events kunnen ondervinden. Het recente onderzoek (mei 2021) van AP Hogeschool Antwerpen bevestigt dit nog eens. De meesten zien uit naar live fysieke events - ik ook, logisch - maar twee op drie zijn voor de toekomst helemaal klaar voor online deelname. Verplaatsingen vermijden en tijdsbesparing zijn hun grootste motieven. Ook de ecologische voordelen springen in het oog.

Sylvester

Kortom, de evenementenwereld wordt boeiender dan ooit. Als marketing- en communicatietool wint het event aan kracht en impact. Laten we dan ook alle mogelijkheden benutten, en er vol gas voor gaan.

Sylvester
Sylvester
Sylvester
Sylvester
Sylvester
Sylvester
Sylvester
Deel dit bericht
Sylvester

Feel.

Watch.

Enjoy.

Work with us