Event Producer An Moors: “Fysiek of online evenement, alles staat of valt met de juiste locatie”

Inhoud en vormgeving van zowel fysieke als online events zijn twee cruciale elementen. Terwijl onze huisstyliste Eveline al enkele tips meegaf rond aankleding en decor, onderstreept Event Producer An het belang van de juiste locatie. Waarop moet je letten wanneer je de locatie van je event kiest?

Sylvester

An Moors: “Een look & feel die past bij de corporate identity van je bedrijf is niet alleen van groot belang voor fysieke events, ook je online event staat of valt met de vormgeving. Een toffe en mooie locatie zorgt voor een visueel aantrekkelijk plaatje en dat zorgt er dan weer voor dat de deelnemers langer geboeid zullen blijven.”

“Om je toch al wat in de juiste richting te duwen, geef ik je alvast 5 belangrijke tips bij de keuze van een locatie”:

1. All-in (of niet?)

“Bij fysieke events is het belangrijk om na te gaan of alle kosten inbegrepen zijn in de standaard huurprijs. Zo zijn energiekosten of ophangpunten vaak variabel en kunnen zij zorgen voor een aanzienlijke extra kost. Bij online events daarentegen is het belangrijk om na te gaan of de stroomvoorziening en vooral de internetcapaciteit voldoende is.”

2. Duurzaamheid

“Tegenwoordig is duurzaamheid een belangrijke factor. Check daarom op voorhand of de locatie over een duurzaamheidslabel beschikt en vraag na welke inspanningen zij leveren om hun ecologische voetafdruk te verkleinen. Wees kritisch wat dat betreft zodat het niet enkel bij window dressing blijft.”

“De locatie van je evenement vertelt meteen heel veel over je bedrijfsidentiteit.”
3. Durf te vragen

“Opdrachtgevers leggen vaak graag zelf de locatie vast. Geen probleem, maar consulteer bij voorkeur altijd eerst je eventpartner zodat we kunnen bekijken of er niets over het hoofd gezien werd en het de meest geschikte locatie is voor je event.”

Sylvester
4. Time management

“Las voldoende tijd in voor opbouw en repetitie. Een opbouwdag is vaak geen overbodige luxe en zorgt ervoor dat iedereen ontspannen en goed voorbereid het event kan starten.”

5. Toegankelijkheid

“Heb oog voor de toegankelijkheid van je locatie, vooral voor mindervaliden of een iets ouder doelpubliek. Dit is uiteraard vooral belangrijk bij een fysiek event, m.a.w. aanwezigheid van een lift, een ramp of oprijplaat voor rolstoelgebruikers, enz. Daarnaast is dit ook belangrijk voor de opbouw zelf. Is er een goederenlift? Is er een los- en laadkade?”

Sylvester

Uiteraard zijn er nog talloze zaken waar je rekening mee kan (en zelfs moet) houden bij het organiseren van een event, of het nu om een fysieke of online happening gaat. Trek gerust eens aan m'n spreekwoordelijke (anderhalve meter, weet je wel!) mouw en contacteer me via LinkedIn. :-)

Deel dit bericht
Sylvester

Feel.

Watch.

Enjoy.

Work with us