Algemene verkoopvoorwaarden

Sylvester Events BV, Sylvester TV BV & Sylvester Productions NV

Artikel 1: Definities.

1.1 Onder Opdrachtgever wordt verstaan de natuurlijke- of rechtspersoon die Sylvester Events BV, Sylvester TV BV of Sylvester productions NV de opdracht geeft om een bijeenkomst of anderszins activiteiten te verrichten ten behoeve van deze persoon.

1.2 Onder Opdrachtnemer wordt verstaan Sylvester Events BV, Sylvester TV BV of Sylvester Productions NV, die de opdracht voor de organisatie van bijeenkomsten, evenementen en andere activiteiten aanvaardt, respectievelijk bemiddelt bij het organiseren van bijeenkomsten, evenementen of anderszins activiteiten verricht namens de Opdrachtgever.

1.3 Onder bijeenkomst wordt verstaan een congres, symposium, seminar, studiedag, jaarvergadering, voorlichtingsbijeenkomst, jubileum, bedrijfsopening, cursustraject, bedrijfsuitje, teambuilding, feest, familiedag, reünie, alsmede de organisatie van ieder ander evenement of activiteit waaromtrent de Opdrachtgever met de Opdrachtnemer een overeenkomst sluit.

1.4 Onder opdracht wordt verstaan het verzoek van de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer om tegen betaling werkzaamheden te verrichten.

1.5 Onder werkzaamheden wordt verstaan alle handelingen en/of acties, die de Opdrachtnemer noodzakelijk acht om de verstrekte opdracht uit te voeren.

1.6 Onder offerte wordt verstaan de in meer of mindere mate gespecificeerde organisatie werkzaamheden en de begroting van de aan die werkzaamheden verbonden kosten.


Artikel 2: Toepassing Algemene Voorwaarden.

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst die is aangegaan tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer tenzij anders schriftelijk overeengekomen is.

2.2 De algemene voorwaarden van de Opdrachtgever dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn uitdrukkelijk niet van toepassing, indien anders specifiek vermeld.

2.3 Deze algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing voor derden die door de Opdrachtnemer ingeschakeld zijn. Deze derden kunnen ter afwering van hun aansprakelijkheid een direct beroep doen op deze voorwaarden tegenover de Opdrachtgever.


Artikel 3: Offerte en bestek.

3.1 Alle offertes en bestekken van de Opdrachtnemer zijn slechts indicatief en steeds herroepbaar, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen. De offertes en bestekken worden opgesteld op basis van de door de Opdrachtgever gegeven aanwijzingen.

Iedere wijziging hiervan kan een prijswijziging met zich meebrengen.

3.2 Alle offertes van de Opdrachtnemer hebben een geldigheidsduur van 30 dagen, tenzij anders is overeengekomen.


Artikel 4: Opdrachtbevestiging.

4.1 Een overeenkomst komt tot stand na uitdrukkelijke schriftelijke aanvaarding, door de Opdrachtgever of diens bevoegde vertegenwoordiger, van een offerte of bestek overeenkomstig artikel 3 van deze algemene voorwaarden.

4.2 Als de feitelijke levering plaatsvond voor de uitdrukkelijke schriftelijke aanvaarding door de Opdrachtgever of diens bevoegde vertegenwoordiger, wordt de overeenkomst geacht te zijn ingegaan op de datum van aanvang van de feitelijke levering.


Artikel 5: Wijzigingen.

5.1 Wijzigingen in de opdracht dienen te allen tijde tijdig en schriftelijk door de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer doorgegeven te worden. Worden wijzigingen mondeling doorgegeven dan is het risico van de uitvoering voor rekening van de Opdrachtgever.

5.2 Indien een wijziging van een opdracht een uitbreiding van het aantal te besteden uren tot gevolg heeft, zal het extra aantal te besteden uren tegen de dan overeengekomen tarieven aan de Opdrachtgever in rekening worden gebracht. De Opdrachtnemer zal naar aanleiding van de wijzigingen inzicht geven in de daarmee gepaard gaande tijdsoverschrijdingen, alsmede een offerte uitbrengen voor de daaraan verbonden meerkosten.Dit is niet enkel beperkt tot gepresteerde uren, maar deze meerkosten kunnen ook van logistieke of enige andere aard zijn.

5.3 Opdrachtnemer is gerechtigd om deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal Opdrachtnemer de Opdrachtgever tijdig op de hoogte stellen van de wijzigingen. Tussen deze kennisgeving en de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden zal tenminste een maand zitten.


Artikel 6: Prijzen.

6.1 Alle prijzen zijn exclusief 21% BTW, tenzij anders aangegeven.

6.2 Kosten die in rekening gebracht worden door derden die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de uitvoering van de opdracht zoals accommodatiekosten, honoraria van sprekers en/of docenten, catering en/of technische voorzieningen, etc. kunnen rechtstreeks bij de Opdrachtgever in rekening gebracht indien ze niet in de offerte of het bestek zijn opgenomen.

6.3 Onze offertes en bestekken worden opgesteld op basis van de aanwijzingen die de Opdrachtgever geeft. Iedere wijziging hiervan kan een prijsherziening naar evenredigheid met zich meebrengen.


Artikel 7: Voorschot.

7.1. De Opdrachtnemer zal steeds een voorschotfactuur opmaken van 50% van de door de Opdrachtgever getekende offerte. Voor aanvang van de Opdracht moet deze voorschotfactuur voldaan zijn. Het niet voldoen van de betaling van het voorschot zal de verplichting tot naleven van deze Opdracht, in hoofde van de Opdrachtnemer, teniet doen.


Artikel 8: Betalingstermijn.

8.1 De Opdrachtnemer hanteert een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur.

8.2 In geval van niet-betaling op de vastgestelde vervaldag worden de verschuldigde bedragen van rechtswege en zonder daartoe strekkende ingebrekestelling vermeerderd met de verwijlintresten conform de wet van 2 augustus 2020 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties.

Daarenboven zal de Opdrachtgever een forfaitaire en onherleidbare schadevergoeding van 15% verschuldigd zijn op het openstaande factuurbedrag, met een minimum van 500,00€, onverminderd de verwijlintresten waarvan sprake in deze algemene verkoopsvoorwaarden en de eventueel verschuldigde kosten, inclusief gerechtskosten.

8.3. Het gebrek aan betaling op de vervaldatum maakt iedere andere schuldvordering op de Opdrachtgever van rechtswege invorderbaar. Klachten zijn niet van die aard dat ze de betalingsverplichtingen van de Opdrachtgever aangaande andere leveringen opschorten.


 Artikel 9: Annuleringen.

9.1 Indien de Opdrachtgever de overeengekomen opdracht gedeeltelijk of geheel wenst te annuleren, zullen beide partijen overleggen over een mogelijke vervanging van de opdracht, bijvoorbeeld op een andere datum, waardoor wederzijds zo min mogelijk schade en kosten ontstaan. Gemaakte afspraken zullen schriftelijk in een nieuwe opdracht door de Opdrachtnemer vastgelegd worden. Schade voortvloeiend uit verplaatsing van de opdracht is voor rekening van de Opdrachtgever.

9.2 Indien de Opdrachtgever een opdracht annuleert zonder dat in 9.1 bedoelde vervanging wordt overeengekomen, is hij gebonden alle daaruit voor de Opdrachtnemer voortvloeiende kosten en schaden, waaronder winstderving, te vergoeden. Alle reeds betaalde facturen zullen met deze kosten worden gecompenseerd.

9.3 De winstderving wordt forfaitair vastgelegd op 30% van de overeengekomen prijs, exclusief BTW. Indien reeds een voorschot werd betaald overeenkomstig artikel 7, blijft dit verworven en zal in mindering worden gebracht van de verschuldigde schadevergoeding.

9.4 Annuleringen dienen te allen tijde schriftelijk en aangetekend te geschieden.


Artikel 10: Opschorting en ontbinding.

10.1 De Opdrachtnemer is gerechtigd de verdere uitvoering van de opdracht op te schorten, indien de Opdrachtgever de betalingscondities niet in acht neemt en/of in gebreke blijft met het stellen van de verlangde bankgarantie.

10.2 Bovendien is de Opdrachtnemer gerechtigd de tussen hem en de Opdrachtgever bestaande overeenkomsten, voor zover deze nog niet zijn uitgevoerd, zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, indien de Opdrachtgever, niet tijdig of niet behoorlijk voldoet aan de verplichtingen, die voor hem uit enige met de Opdrachtnemer gesloten overeenkomst voortvloeien, alsmede in geval van faillissement of surseance van betaling van Opdrachtgever of bij stilleggen of liquidatie van diens bedrijf.

10.3 De gevolgen van opschorting en/of ontbinding komen volledig voor rekening en risico van de Opdrachtgever. Opschorting en/of ontbinding laten de betalingsverplichting voor de reeds verrichte werkzaamheden onverlet. Daarenboven is de Opdrachtnemer alsdan gerechtigd van de Opdrachtgever te vorderen vergoeding van schade, kosten en interesten veroorzaakt door de wanprestatie van de Opdrachtgever en de ontbinding van de overeenkomst, daaronder begrepen het door de Opdrachtnemer gederfde inkomen, overeenkomstig artikel 9.3 van deze Algemene verkoopsvoorwaarden.


Artikel 11: Zorgplicht en geheimhouding.

11.1 De Opdrachtnemer zal iedere opdracht met de gebruikelijke zorgvuldigheid en vakbekwaamheid uitvoeren.

11.2 De Opdrachtnemer draagt zorg voor de geheimhouding van alle door de Opdrachtgever verstrekte gegevens in het kader van de opdracht.

11.3 Iedere vorm van informatie die werd overgedragen of uitgewisseld tussen de Opdrachtnemer en de Opdrachtgever in het kader van de overeenkomst blijft strikt vertrouwelijk, behalve de informatie die de Opdrachtgever zou hebben openbaar gemaakt of de informatie die normaal toegankelijk is voor het publiek.


Artikel 12: Inschakelen van derden.

12.1 De Opdrachtnemer heeft het recht de uitvoering van een opdracht en/of daarmee samenhangende werkzaamheden te laten uitvoeren door derden.


Artikel 13: Aansprakelijkheid.

13.1 Om geldig te zijn dient iedere klacht of weigering worden bekend gemaakt per aangetekende brief, en dit binnen de 5 kalenderdagen na de levering van de goederen of de prestatie van diensten.

Indien de Opdrachtgever nalaat de levering aan te nemen, begint de termijn van 5 kalenderdagen te lopen op het ogenblik van ontvangst van de factuur. De afwezigheid van enige betwisting volgens voorgaande bepalingen brengt voor de Opdrachtgever de onvoorwaardelijke aanvaarding van het geleverde product, de geleverde dienst en de factuur met zich mee.

Het gebruik van een deel van de levering (goederen, diensten en/of prestaties) brengt in rechte de goedkeuring van het geheel met zich mee. De gebreken van een deel van de levering geven niet het recht aan de Opdrachtgever het geheel van de levering te weigeren.

13.2 Indien een bezwaar omtrent geleverde diensten gegrond wordt bevonden en aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer ter zake wordt vastgesteld, zal deze te zijner keuze of een vergoeding betalen van ten hoogste de factuurwaarde van het geleverde, of het geleverde gratis vervangen, nadat, indien van toepassing, het oorspronkelijk geleverde door hem is terugontvangen. Tot verdere schadevergoeding is de Opdrachtnemer nimmer verplicht.

13.3 De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor enige schade die hetzij direct, hetzij indirect het gevolg is van gebreken in de door hem geleverde diensten of goederen, is in ieder geval beperkt tot het bedrag van zijn vergoeding verminderd met de reeds gemaakte kosten ter zake van het geleverde.

13.4 De Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies of vernieling van voorwerpen, materialen of gegevens, die hem voor, door of namens de Opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Goederen laten vervoeren zijn voor risico van de Opdrachtgever.

13.5 Wanneer de Opdrachtgever werkzaamheden ten behoeve van de bijeenkomst, evenement of activiteit waarvoor de Opdrachtnemer is ingeschakeld gedeeltelijk zelf verricht kan de Opdrachtnemer hier wel een adviserende rol in spelen, maar kan voor de uitvoering hiervan niet aansprakelijk gesteld worden.


Artikel 14: Overmacht.

14.1 In geval van overmacht heeft de Opdrachtnemer het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten dan wel de overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden zonder dat de Opdrachtgever uit enig recht op vergoeding van kosten, schaden en intresten kan doen gelden.

14.2 Onder overmacht wordt verstaan omstandigheden, die de uitvoering van de overeenkomst verhinderen, en die niet aan de Opdrachtnemer zijn toe te rekenen. Hieronder zullen (indien er voor zover deze omstandigheden de nakoming onmogelijk maken of onredelijk bemoeilijken) mede zijn begrepen: stakingen in andere bedrijven dan die van de Opdrachtnemer, wilde stakingen of politieke stakingen in het bedrijf van de Opdrachtnemer, weersomstandigheden, faillissement accommodatie van de bijeenkomst, een algemeen gebrek aan voor het uitvoeren van de overeenkomst benodigde zaken of diensten, niet-voorzienbare problemen bij toeleveranciers of andere derden waarvan de Opdrachtnemer afhankelijk is, het niet verkrijgen van benodigde vergunningen, ziektes, epidemieën en/of quarantaines, overheidsmaatregelen en algemene vervoersproblemen.

14.3 Indien de Opdrachtnemer bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk zijn verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is hij gerechtigd betaling te vorderen voor de reeds geleverde diensten, voor zover deze diensten zelfstandige waarde hebben.


Artikel 15: Copyright / intellectuele eigendom.

15.1 De intellectuele eigendomsrechten waaronder, doch niet beperkt tot alle octrooien, modellen, merken, handelsnamen, domeinnamen, goodwill, auteursrechten, naburige rechten, databankrechten, rechten op vertrouwelijke informatie (inclusief handelsgeheimen en knowhow), morele rechten en alle rechten van gelijke aard, zijn en blijven de exclusieve eigendom van de Opdrachtnemer of de derde die eigenaar is van of zeggenschap heeft over dergelijke intellectuele eigendomsrechten op de datum van inwerkingtreding van deze opdracht.

Indien de Opdrachtgever eigenaar, houder is van intellectuele eigendomsrechten zal zij de Opdrachtnemer hiervan inlichten ten laatste op het ogenblik van de ondertekening van de opdracht.

De eventuele intellectuele eigendomsrechten die ontstaan naar aanleiding van de uitvoering van de opdracht, met inbegrip van alle wijzigingen, klant specifieke aanpassingen en upgrades, zijn eigendom van de Opdrachtnemer.


Artikel 16: Verplichtingen opdrachtgever.

16.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal de Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen op de plek waar de opdracht wordt uitgevoerd (waaronder doch niet beperkt tot de veiligheid voor artiesten, medewerkers en bezoekers). Indien reeds afspraken zijn gemaakt omtrent deze maatregelen, is de Opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer de omstandigheden zulks vereisen.

16.2 Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen in de offerte, gaat de Opdrachtgever de nodige verzekeringen aan die verband houden met de opdracht zoals, zonder beperkt te zijn tot, de verzekering ter dekking van diefstal, schade aan of door materialen, de burgerlijke aansprakelijkheid van de Opdrachtgever, enz.

Elke verzekering die door de Opdrachtnemer wordt aangegaan in het kader van de opdracht valt volledig ten laste van de Opdrachtgever. Daarnaast sluit de Opdrachtnemer eveneens een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af.

16.3 De Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoorde te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan de Opdrachtnemer te verstrekken. De Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.

16.4 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien:

(a) De Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden en de Opdrachtnemer de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden (waartoe Opdrachtnemer gerechtigd is)

(b) De Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden, Opdrachtnemer Opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en de Opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.

16.5 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van derden.

16.6 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is de Opdrachtgever verantwoordelijk voor de vereiste toestemming van derden en/of vergunningen, alsmede onderzoek hiernaar.

16.7 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die bij de opdracht zijn betrokken, zoals bezoekers van een evenement.


Artikel 17: Privacy en verwerking van persoonsgegevens.

17.1 De Opdrachtgever en de Opdrachtnemer komen overeen dat, wanneer de Opdrachtnemer in het kader van deze opdracht persoonsgegevens verwerkt, de Opdrachtnemer daarbij optreedt als loutere verwerker in de zin van de toepasselijke regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 en de omzetting daarvan door de Wet van 30 juli 2019 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens(Wet Verwerking Persoonsgegevens),waarbij de Opdrachtgever, elk voor de persoonsgegevens die van hen afkomstig zijn, optreden als verwerkingsverantwoordelijken in de zin van dezelfde regelgeving.


Artikel 18: Bevoegdheid en toepasselijk recht.

18.1 De opdracht wordt steeds beheerst door het Belgisch recht en geschillen zullen uitsluitend worden beslecht door de Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank in Brussel.